Politika zasebnosti

Upravljavec, odgovoren za osebne podatke, obdelane prek spletne strani North Motion in našega lastnega poslovanja, je:

• North Motion, Matej Radovan s.p.
• Podbreznik 15, 8000 Novo mesto, Slovenija
• E-pošta: privacy@north-motion.com
• Spletna stran: north-motion.com

Kadar North Motion obdeluje osebne podatke v imenu poslovne stranke prek AI-agenta ali druge storitve, lahko stranka nastopa kot upravljavec, North Motion pa kot obdelovalec.

Ta razmerja lahko dodatno ureja pogodba o obdelavi podatkov.

Glede na način vaše interakcije z nami lahko obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov.

Kontaktni podatki

Ti lahko vključujejo:

• ime
• priimek
• e-poštni naslov
• telefonsko številko
• naziv podjetja
• naziv delovnega mesta

Podatki, posredovani prek obrazcev

Ko zaprosite za posvet, postavitev agenta, predstavitev ali drugo storitev, lahko zberemo podatke, kot so:

• podatki o podjetju
• uporabljena komunikacijska orodja
• uporabljena programska oprema in platforme
• predviden primer uporabe agenta
• zahteve projekta
• podatki o delovnem procesu
• podatki, vneseni v prosta besedilna polja

Podatki o komunikaciji

Če z družbo North Motion komunicirate po e-pošti, prek storitev Slack, Microsoft Teams, Discord ali Telegram, na sestankih ali po drugih kanalih, lahko obdelujemo:

• vaše kontaktne podatke
• vsebino sporočil
• datoteke, ki nam jih posredujete
• podatke o sestankih
• zgodovino komunikacije

Podatki o spletni strani in tehnični podatki

Ko uporabljate našo spletno stran, se lahko samodejno zbirajo določeni tehnični podatki, kot so:

• IP-naslov
• vrsta brskalnika
• podatki o napravi
• operacijski sistem
• obiskane strani
• vir napotitve
• časovni žigi
• podatki o interakciji in analitiki

Natančen obseg zbranih podatkov je odvisen od nastavitev analitike in piškotkov, omogočenih na spletni strani.

AI-agenti, postavljeni za stranke, lahko obdelujejo podatke iz sistemov, ki jih poveže stranka.

Ti lahko vključujejo:

• poslovne dokumente
• e-pošto
• oglaševalske podatke
• analitične podatke
• zapise iz CRM
• podatke podpore strankam
• izvorno kodo
• podatke o projektih
• interno komunikacijo
• datoteke in medijske vsebine
• operativne podatke
• osebne podatke, vsebovane v povezanih sistemih

Konkretni obdelani podatki so odvisni od nastavitev stranke in dovoljenj, dodeljenih agentu.

Kadar te podatke obdelujemo izključno po navodilih stranke, North Motion praviloma nastopa kot obdelovalec in ne sam določa namena obdelave.

Osebne podatke lahko obdelujemo za naslednje namene:

• odgovarjanje na povpraševanja
• izvajanje posvetov
• uvajanje strank
• zagotavljanje in izvajanje naših storitev
• postavitev in vzdrževanje AI-agentov
• komunikacijo s strankami
• zagotavljanje podpore strankam
• upravljanje pogodb in obračunavanja
• vzdrževanje varnosti storitev
• odkrivanje zlorab ali varnostnih incidentov
• odpravljanje tehničnih težav
• izboljševanje naše spletne strani in storitev
• merjenje uporabe spletne strani
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti
• uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov

Osebnih podatkov ne obdelujemo za nepovezane namene brez ustrezne pravne podlage.

Glede na okoliščine osebne podatke obdelujemo na podlagi ene ali več od naslednjih pravnih podlag.

Pogodba

Obdelava je lahko potrebna za sklenitev ali izvajanje pogodbe z vami.

Na primer:

• uvajanje
• izvajanje storitve
• obračunavanje
• podpora strankam

Zakoniti interesi

Podatke lahko obdelujemo, kadar je to potrebno zaradi zakonitih poslovnih interesov, pod pogojem, da ti interesi ne prevladajo nad vašimi pravicami in svoboščinami.

Primeri lahko vključujejo:

• varovanje naše infrastrukture
• izboljševanje storitev
• odgovarjanje na poslovna povpraševanja
• preprečevanje goljufij ali zlorab
• vodenje poslovne evidence

Privolitev

Kjer je to potrebno, se lahko opiramo na vašo privolitev.

To lahko velja za:

• določeno analitiko
• oglaševalske piškotke
• nekatere aktivnosti neposrednega trženja

Privolitev lahko kadar koli prekličete.

Zakonska obveznost

Podatke lahko obdelujemo, kadar je to potrebno zaradi spoštovanja veljavne zakonodaje, davčnih obveznosti, računovodskih zahtev, regulativnih obveznosti ali zakonitih zahtev pristojnih organov.

North Motion zagotavlja storitve, ki vključujejo umetno inteligenco in avtomatizirane agente.

Sistemi AI se lahko uporabljajo za:

• analizo podatkov
• pripravo vsebin
• povzemanje dokumentov
• izvajanje delovnih procesov
• upravljanje povezanih orodij
• razvrščanje ali urejanje podatkov
• podporo poslovnim procesom
• pomoč uporabnikom pri odločanju

Vsebine, ustvarjene z AI, lahko vsebujejo napake in se jih ne sme samodejno obravnavati kot stvarno pravilne.

Kadar bi obdelava lahko bistveno vplivala na posameznike, je treba zagotoviti ustrezen človeški nadzor in zaščitne ukrepe.

Podatkov obiskovalcev spletne strani ne nameravamo uporabljati izključno za avtomatizirano odločanje, ki bi imelo pomembne pravne ali podobno pomembne učinke, razen če je to izrecno navedeno.

Naše storitve lahko uporabljajo zunanje ponudnike modelov AI.

Glede na postavitev lahko ti vključujejo ponudnike, kot so:

• OpenAI
• Anthropic
• Google
• drugi ponudniki modelov AI, ki jih odobri stranka

Podatke, posredovane ponudniku AI, v razumno mogočem obsegu omejimo na podatke, potrebne za izvedbo posamezne naloge.

Različni ponudniki imajo lahko različne:

• pravila hrambe
• lokacije obdelave
• pogodbene ureditve
• pravila glede učenja modelov
• varnostne ukrepe

Pri postavitvah za stranke se lahko konkreten ponudnik izbere glede na zahteve stranke.

North Motion zaupnih podatkov strank ne uporablja za učenje lastnega splošnega modela AI, razen če je izrecno dogovorjeno drugače.

Ali lahko podatke, posredovane zunanjemu ponudniku AI, ta ponudnik hrani ali uporablja, je odvisno od:

• ponudnika
• uporabljenega izdelka
• vrste vmesnika API ali naročnine
• pogodbene ureditve
• nastavitev računa

Pri občutljivih postavitvah si prizadevamo uporabljati nastavitve ponudnika in poslovne ureditve, primerne za poslovne podatke.

Za vodenje poslovanja in izvajanje storitev lahko uporabljamo zaupanja vredne zunanje ponudnike.

Ti lahko vključujejo ponudnike za:

• gostovanje v oblaku
• podatkovne zbirke
• modele AI
• e-pošto
• analitiko
• spremljanje delovanja
• avtomatizacijo
• preverjanje pristnosti
• shranjevanje
• komunikacijo
• obdelavo plačil

Taki ponudniki lahko osebne podatke obdelujejo le, kadar je to potrebno za storitve, ki jih zagotavljajo.

Za storitve, ki vključujejo podatke strank, se lahko vodi ločen seznam podobdelovalcev.

Nekateri ponudniki, ki jih uporablja North Motion, lahko podatke obdelujejo zunaj Slovenije ali Evropskega gospodarskega prostora.

Kadar se osebni podatki prenašajo zunaj EGP, je treba, kjer je to zahtevano, uporabiti ustrezne zaščitne ukrepe.

Ti lahko vključujejo:

• sklep o ustreznosti
• standardne pogodbene klavzule
• druge prenosne mehanizme, priznane po veljavni zakonodaji o varstvu podatkov

Evropska komisija med drugim zagotavlja standardne pogodbene klavzule kot enega od mehanizmov za zaščito prenosov osebnih podatkov zunaj EGP.

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je razumno potrebno za namen, za katerega so bili zbrani.

Hramba je lahko odvisna od:

• vrste podatkov
• pogodbenih zahtev
• zakonskih obveznosti
• varnostnih zahtev
• navodil stranke

Na primer:

Kontaktna povpraševanja

Se lahko hranijo, dokler je povpraševanje relevantno, in še razumno obdobje po tem.

Podatki o strankah in pogodbeni podatki

Se lahko hranijo za čas trajanja razmerja s stranko in po njem, kadar je to potrebno zaradi pravnih, računovodskih, davčnih ali pogodbenih namenov.

Tehnični in varnostni dnevniki

Se lahko hranijo omejeno obdobje, potrebno za varnost, diagnostiko in spremljanje delovanja.

Podatki agenta

Hramba je odvisna od postavitve stranke in dogovorjenih nastavitev.

Varnostne kopije lahko izbrisane podatke ohranijo še omejeno dodatno obdobje, dokler ne poteče ustrezen cikel varnostnega kopiranja.

Uporabljamo razumne tehnične in organizacijske ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov.

Glede na postavitev lahko ukrepi vključujejo:

• izolirana okolja za stranke
• nadzor dostopa
• dovoljenja po načelu minimalnih pravic
• šifriranje med prenosom
• zaščiteno shranjevanje poverilnic
• beleženje dogodkov
• spremljanje delovanja
• poverilnice API z omejenim obsegom
• nadzor preverjanja pristnosti
• omejen administrativni dostop
• človeško odobritev za občutljiva dejanja

Dodatne informacije so na voljo v naši Izjavi o varnosti, podatkih in uporabi AI

Naša spletna stran lahko uporablja piškotke ali podobne tehnologije.

Nekateri so lahko nujni za delovanje spletne strani.

Drugi se lahko uporabljajo za:

• analitiko
• merjenje učinkovitosti
• pripis oglaševalskih rezultatov
• trženje

Kadar je privolitev zakonsko zahtevana, se neobvezno sledenje ne sme aktivirati, dokler privolitev ni podana.

Svoje nastavitve piškotkov lahko spremenite ali prekličete prek nastavitev piškotkov na spletni strani.

Dodatne informacije bodo na voljo v naši politiki piškotkov, ko bo objavljena.

Poslovna ali tržna sporočila lahko pošiljamo, kjer to dopušča veljavna zakonodaja.

Kadar je zahtevana privolitev, jo bomo pridobili pred pošiljanjem takih sporočil.

Od tržnih sporočil se lahko kadar koli odjavite.

Sporočila, povezana s storitvijo, ki so potrebna za aktivno razmerje s stranko, se lahko še naprej pošiljajo.

Glede na veljavno zakonodajo in okoliščine imate lahko pravico do:

• dostopa do svojih osebnih podatkov
• popravka netočnih osebnih podatkov
• zahteve za izbris
• omejitve obdelave
• ugovora zoper določeno obdelavo
• prejema določenih podatkov v prenosljivi obliki
• preklica privolitve
• vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Za te pravice veljajo pogoji in izjeme po veljavni zakonodaji.

Za uveljavljanje pravic v zvezi z varstvom osebnih podatkov se obrnite na: privacy@north-motion.com

Pred obravnavo določenih zahtev bomo morda morali preveriti vašo identiteto.

Če vaše osebne podatke obdeluje AI-agent, ki ga North Motion upravlja za eno od naših strank, je lahko za to obdelavo odgovorna stranka kot upravljavec.

To se lahko na primer zgodi, kadar agent obdeluje:

• zapise stranke v sistemu CRM
• zahtevke za podporo strankam
• podatke o zaposlenih
• potencialne stranke iz oglaševanja
• e-pošto
• interne evidence podjetja

V teh primerih je treba zahteve v zvezi z zasebnostjo praviloma nasloviti na organizacijo, ki upravlja zadevne podatke.

North Motion bo svojim strankam pomagal pri ustreznih zahtevah v zvezi z varstvom podatkov, kadar to zahtevajo naše pogodbene ali zakonske obveznosti.

Naše storitve so namenjene predvsem podjetjem in poslovnim uporabnikom.

Prek naših poslovnih storitev namerno ne zbiramo osebnih podatkov otrok, razen če je to posebej potrebno za odobren primer uporabe stranke in so vzpostavljeni ustrezni pravni zaščitni ukrepi.

Če se seznanimo s kršitvijo varstva osebnih podatkov, ki vpliva na podatke, za katere smo odgovorni, bomo to preiskali in sprejeli ustrezne ukrepe.

Kadar to zahteva veljavna zakonodaja, bomo o tem obvestili prizadete stranke, posameznike ali nadzorne organe.

Naša spletna stran in storitve lahko vsebujejo povezave ali integracije s platformami tretjih oseb.

North Motion ni odgovoren za samostojne prakse varstva zasebnosti tretjih oseb, ki nastopajo kot ločeni upravljavci.

Priporočamo, da preverite politike zasebnosti storitev, ki jih uporabljate.

To politiko zasebnosti lahko posodobimo, kadar:

• se spremenijo naše storitve
• se spremenijo ponudniki
• se spremenijo dejavnosti obdelave
• se spremenijo zakonske zahteve
• se razvijejo varnostne prakse

Zadnja različica bo objavljena na tej strani skupaj z datumom zadnje posodobitve.

Bistvene spremembe lahko po potrebi sporočimo tudi ločeno.

Vprašanja o zasebnosti ali obdelavi osebnih podatkov lahko pošljete na:

• North Motion, Matej Radovan s.p.
• Podbreznik 15, 8000 Novo mesto, Slovenija
• E-pošta: privacy@north-motion.com
• Spletna stran: north-motion.com

Za pritožbe v zvezi z varstvom podatkov se lahko posamezniki obrnejo tudi na pristojni nadzorni organ.